Conditions d’utilisation de Rostermind

1 Parties et objet

Rostermind est exploité par Custom County inc., appelée « Rostermind » dans les présentes conditions. L’organisation qui souscrit au service est appelée le « Client ». Une personne qui agit pour cette organisation doit être autorisée à l’engager. Les employés et autres personnes auxquels le Client donne accès sont ses « utilisateurs autorisés ».

Le service comprend les fonctions de Rostermind effectivement mises à disposition selon le forfait, les options, les permissions et la commande acceptée. Il vise un usage professionnel et organisationnel. La visite du site ou l’accès à un exemple public ne constitue pas l’achat d’un abonnement. La destination professionnelle du service ne retire à personne un droit impératif applicable.

2 Acceptation et documents applicables

Les présentes conditions prennent effet pour le Client lorsqu’il les accepte expressément dans le parcours de souscription ou dans une entente écrite qui y renvoie. La version remise au Client doit pouvoir être consultée avant cette acceptation et conservée par celui-ci. La création d’un accès pour un employé ne rend pas cet employé personnellement débiteur de l’abonnement de son organisation.

Une commande, un devis ou une entente spécifique accepté par les parties précise les services, les quantités, les prix et les engagements particuliers. Une dérogation expresse figurant dans une telle entente prévaut sur la disposition générale concernée. Les autres dispositions demeurent applicables, sous réserve du droit impératif.

La politique de confidentialité explique les pratiques relatives aux renseignements personnels et reste un document distinct. Une entente de traitement des données peut compléter les engagements pertinents. Les documents auxquels une obligation contractuelle renvoie doivent être identifiés et rendus accessibles avant son acceptation. Une modification ultérieure d’une page du site ne réécrit pas à elle seule un contrat existant.

3 Comptes et utilisateurs autorisés

Le Client fournit des renseignements exacts, désigne ses administrateurs et attribue des droits adaptés aux fonctions de ses utilisateurs. Il protège ses moyens de connexion, retire les accès devenus inutiles et signale rapidement à support@rostermind.com toute utilisation non autorisée dont il a connaissance.

Les comptes individuels sont utilisés par les personnes auxquelles ils sont attribués. Le Client demeure responsable des instructions qu’il donne et des accès qu’il autorise. Rostermind conserve ses propres obligations de sécurité et de protection des renseignements; une erreur du Client n’exonère pas automatiquement Rostermind de ses obligations.

4 Essai et souscription payante

L’essai standard proposé est temporaire et dure 14 jours. Il donne accès aux fonctionnalités produit alors disponibles dans le périmètre d’essai communiqué, avec les limites d’utilisation et enveloppes précisées. Une fonctionnalité temporairement accessible pendant l’essai n’est pas pour autant comprise dans chaque forfait payant.

L’essai ne déclenche pas automatiquement un achat ou un abonnement payant. Pour poursuivre avec une offre payante, le Client doit confirmer les conditions commerciales correspondantes. À l’expiration de l’essai, l’accès peut être limité selon les conditions annoncées. Aucun forfait gratuit permanent n’est offert par les présentes conditions.

5 Prix et facturation

Le prix applicable est celui accepté pour le forfait, les options, les quantités et les services commandés. Sauf indication contraire dans une offre expressément acceptée, les prix du site sont exprimés en dollars canadiens avant taxes. Le fait de consulter le site depuis les États-Unis ne transforme pas ces montants en dollars américains.

La facturation standard est mensuelle. Les taxes applicables et les éléments facturables sont précisés dans le parcours commercial et sur la facture. Les modalités d’un abonnement annuel, d’une remise, d’un accompagnement personnalisé ou d’une entente réseau exigent un accord distinct; elles ne sont pas accordées automatiquement.

Le Client utilise un moyen de paiement qu’il est autorisé à employer. Les paiements sont traités par le prestataire de paiement indiqué dans le parcours d’achat. Une fonction payante peut dépendre de la confirmation du paiement ainsi que des permissions du compte. Le Client peut signaler une erreur de facturation à support@rostermind.com; les droits de contestation prévus par la loi demeurent applicables.

6 Travailleurs et changements de périmètre

Dans la grille standard actuelle, la base du forfait comprend dix travailleurs actifs et planifiables par journée. Le supplément accepté par travailleur additionnel est calculé au prorata des journées concernées. Une même personne n’est pas comptée deux fois pour une même journée chez un même payeur. La seule existence d’un compte administrateur ne constitue pas une journée de travailleur facturable.

Les règles de calcul et le coût applicable sont présentés avant la confirmation d’une modification payante. Les ajustements peuvent être regroupés sur une facture ultérieure ou faire l’objet d’un paiement intermédiaire annoncé avant l’ouverture du nouvel accès. Un crédit porté à une facture ne constitue pas nécessairement un remboursement sur le moyen de paiement.

Une option à la carte peut prévoir un engagement minimum de 30 jours calendaires, lorsqu’il figure dans l’offre acceptée et que le droit applicable le permet. Une fonction déjà incluse dans un forfait n’est pas facturée une seconde fois comme option. Un changement de prix ou de droits respecte l’entente existante et ne s’applique pas rétroactivement par simple mise à jour du site.

7 Renouvellement et annulation

Pour un abonnement mensuel, le renouvellement se poursuit de mois en mois jusqu’à son annulation selon les modalités acceptées. L’administrateur habilité peut demander l’arrêt du prochain renouvellement depuis le portail de facturation proposé dans son compte ou, à défaut, en écrivant à support@rostermind.com depuis une adresse autorisée pour son organisation.

Lorsqu’une annulation à l’échéance est demandée avant le déclenchement du renouvellement concerné, le service demeure normalement accessible jusqu’à la fin de la période déjà payée. La confirmation précise la date de fin retenue. La date de réception d’une demande recevable peut être établie par les traces du compte ou du courriel; la demande ne devient pas tardive du seul fait du délai de traitement de Rostermind.

Cette modalité ne restreint pas un droit de résiliation immédiate ou de remboursement prévu par la loi ou une entente particulière. Une demande de suppression de compte et une annulation d’abonnement ont des objets différents. Le Client précise son intention afin d’éviter la suppression de données qu’il souhaite encore conserver.

8 Remboursements et correction des erreurs

Une annulation de convenance à la fin de la période payée ne déclenche pas de remboursement automatique de cette période lorsque l’accès convenu est maintenu. Cette règle reste soumise aux droits impératifs, à l’entente acceptée et aux circonstances justifiant une autre solution.

Un montant facturé à tort ou en double est corrigé après vérification. Lorsqu’un remboursement est dû, son traitement est expliqué au Client. Une demande concernant une prestation payée et non fournie est examinée selon les faits, les engagements applicables et la loi. Les présentes conditions n’établissent pas une exclusion générale de tout remboursement.

9 Impayés et suspension

En cas d’échec de paiement, Rostermind informe le Client et lui permet de régulariser la situation dans un délai raisonnable communiqué. Un impayé ne crée pas un forfait gratuit et n’autorise pas l’ouverture de nouvelles fonctions payantes sans paiement confirmé. Les sommes réellement dues pour des services commandés restent exigibles, sous réserve des contestations fondées.

Rostermind peut limiter ou suspendre un accès en raison d’un impayé non régularisé, d’un usage illicite ou d’un risque sérieux pour la sécurité. La mesure doit être proportionnée au motif. Lorsque la situation le permet, le Client reçoit une information préalable et une possibilité de correction. Une urgence de sécurité peut justifier une mesure immédiate, suivie d’une information dès que raisonnablement possible.

La suspension ne vaut pas suppression immédiate de l’ensemble des données. Les questions de conservation, de remise des données et de fermeture sont traitées séparément. Rostermind ne conserve ni ne supprime des renseignements en violation d’une obligation légale ou d’une instruction valide applicable.

10 Utilisations permises et interdites

Le Client et ses utilisateurs autorisés utilisent le service pour leurs activités professionnelles licites, dans le périmètre de l’offre souscrite. Ils ne doivent pas chercher à consulter les données d’une autre organisation, contourner les permissions, compromettre la sécurité, introduire un programme malveillant ou perturber abusivement le service.

Le Client dispose des autorisations nécessaires sur les fichiers et renseignements qu’il transmet. Il n’utilise pas le service pour envoyer des communications illicites, porter atteinte aux droits d’un tiers ou obtenir une fonction payante par un contournement. Les limites d’utilisation applicables à une fonction sont communiquées dans son contexte commercial ou dans la documentation qui lui est propre.

11 Décisions et fonctions assistées

Rostermind aide notamment à organiser des horaires, des disponibilités, des affectations et des opérations selon les fonctions effectivement accessibles au Client. Le Client vérifie les paramètres, la qualité des renseignements et l’adéquation des résultats à ses activités. Il garde le contrôle des décisions qu’il prend au moyen du service.

Les calculs, suggestions et exemples ne constituent pas une garantie de couverture, de revenu, d’économie, de conformité réglementaire ou d’exactitude dans tous les contextes. Les obligations de l’employeur, les décisions de rémunération et les exigences professionnelles ou sectorielles demeurent à vérifier par les personnes compétentes. Cela ne réduit pas les engagements propres de Rostermind ni les droits impératifs du Client.

Lorsqu’une fonction assistée par intelligence artificielle est proposée, son accès, ses limites et ses éventuelles consommations sont précisés avant son activation. La souscription d’un forfait n’inclut pas automatiquement toute fonction d’intelligence artificielle. Les résultats concernés doivent être vérifiés selon leur usage et les renseignements transmis doivent respecter les autorisations applicables.

12 Données et confidentialité

Le Client conserve les droits qu’il détient sur ses données. Il autorise les opérations nécessaires à la fourniture, au soutien et à la sécurité du service, selon les instructions et les documents applicables. Cet accès ne transfère pas à Rostermind la propriété des données du Client et ne retire pas aux personnes concernées leurs droits sur leurs renseignements personnels.

Les rôles respectifs de l’organisation et de Rostermind dépendent du traitement effectué. Les instructions, fournisseurs, mesures de protection et modalités de traitement qui nécessitent une entente particulière sont précisés dans cette entente. Un usage exigeant des engagements sectoriels spécifiques doit être cadré avant les traitements concernés.

La politique de confidentialité présente les pratiques et les points de contact relatifs aux renseignements personnels. Aucun forfait standard ne garantit à lui seul une résidence complète des données dans une province, un pays ou une région. Un engagement d’hébergement régional personnalisé doit être défini et accepté par écrit pour un périmètre précis.

13 Remise des données et fermeture

Avant une fermeture, l’administrateur autorisé peut demander à support@rostermind.com les modalités de récupération des données de son organisation. Les possibilités de remise, les formats disponibles, les vérifications d’identité et les éventuels travaux particuliers sont expliqués avant leur réalisation. Un service personnalisé payant exige un devis accepté; il ne remplace pas l’exercice d’un droit légal d’accès ou de communication.

La fermeture d’un compte ne permet pas de présumer un accès technique permanent au service. L’annulation d’un abonnement ne crée pas automatiquement une période supplémentaire d’accès ou de récupération. Les données susceptibles d’être remises ou conservées dépendent du périmètre du compte, des instructions valides, des obligations légales et des mesures de sécurité applicables. Les périodes de conservation et la procédure de fin de service doivent être communiquées dans les documents qui encadrent ces traitements.

Une demande individuelle de suppression ne vaut pas instruction d’un employeur de détruire tous ses dossiers opérationnels. Rostermind peut devoir coordonner une demande avec l’organisation qui contrôle les renseignements. Les demandes de suppression de compte ou de données utilisent les pages et le contact indiqués à l’article 18; les droits légaux des personnes concernées demeurent réservés.

14 Disponibilité et soutien

Rostermind met en œuvre des moyens raisonnables pour fournir et maintenir le service convenu. Des opérations de maintenance, des incidents ou des dépendances externes peuvent entraîner des interruptions. Les présentes conditions ne créent pas un engagement de disponibilité absolue ni un délai de rétablissement garanti.

Le soutien est accessible à support@rostermind.com. Le périmètre et les éventuels services d’accompagnement sont ceux de l’offre acceptée. Un niveau de service, une assistance dédiée ou une intervention personnalisée nécessite un engagement écrit distinct. Le Client signale les anomalies avec les éléments utiles, en évitant l’envoi de secrets ou de renseignements personnels inutiles.

15 Services tiers et propriété intellectuelle

Certaines fonctions peuvent nécessiter un compte ou une autorisation auprès d’un fournisseur tiers, par exemple pour les paiements ou une connexion comptable. Le Client demeure responsable de ses propres abonnements tiers et des autorisations qu’il accorde. Les frais de ces fournisseurs ne sont inclus que si l’offre acceptée le précise. Une intégration annoncée comme future n’est pas un service déjà fourni.

Les conditions du fournisseur concerné encadrent son propre service. Une dépendance externe ne supprime pas les obligations que Rostermind conserve envers le Client, notamment lorsqu’un fournisseur intervient pour son compte. Le périmètre d’une connexion et les effets de sa révocation sont expliqués dans le contexte de la fonction.

Rostermind et ses concédants conservent les droits sur le logiciel, les marques et les contenus qu’ils fournissent. Pendant la durée de l’accès convenu, le Client dispose d’un droit d’utilisation pour ses besoins autorisés. Il ne peut revendre le service ni reproduire ses éléments protégés au-delà de ce que l’entente ou la loi permet. Les commentaires sur le produit ne transfèrent pas les droits du Client sur ses données.

16 Responsabilité et droits réservés

Chaque partie répond des conséquences de ses propres manquements selon l’entente et le droit applicable. Le Client prend les mesures raisonnables pour limiter l’aggravation d’un préjudice dont il a connaissance. Les obligations essentielles, les engagements expressément consentis et les recours que la loi protège demeurent applicables.

Une conduite intentionnelle ou gravement fautive ne bénéficie pas d’une exonération contractuelle pour les dommages matériels. Les atteintes corporelles ou morales restent soumises aux protections impératives applicables. Aucune clause ne doit être interprétée comme retirant un droit auquel la personne concernée ne peut valablement renoncer.

17 Évolution du service et des conditions

Rostermind peut faire évoluer le service et proposer de nouvelles conditions. Une modification importante affectant l’offre acceptée, le prix ou les droits du Client doit être communiquée avant son application, dans le respect de l’entente existante et des règles légales applicables. Une annonce sur le site ne suffit pas à modifier rétroactivement les périodes déjà payées.

La version nouvelle et sa date d’application doivent être identifiées. Lorsque l’acceptation du Client est requise, elle doit être obtenue par un mécanisme approprié. Le Client conserve les droits de refus, de résiliation ou de recours que prévoient la loi et l’entente. Une évolution ne peut retirer arbitrairement un engagement particulier accepté par écrit.

18 Langues droit applicable et contact

Pour les situations soumises aux exigences linguistiques québécoises, la version française est rendue accessible dans le parcours contractuel avant qu’un autre choix de langue soit retenu, conformément aux règles applicables. Une version anglaise ou espagnole ne doit pas diminuer les droits accordés au Client. Une préférence linguistique ne constitue pas à elle seule une renonciation à une protection légale.

Dans la mesure où ce choix est permis, l’entente est régie par les lois du Québec et les lois fédérales canadiennes qui s’y appliquent. Les règles impératives et la compétence des tribunaux qui s’imposent au lieu concerné demeurent réservées. Les présentes conditions n’imposent pas un arbitrage obligatoire ni une renonciation générale aux recours. Les engagements particuliers nécessaires à un marché extérieur doivent être examinés avant leur adoption.

Une question, une réclamation ou une demande concernant le service peut être adressée à support@rostermind.com. Le Client indique son organisation et les faits utiles. Les parties cherchent d’abord une solution de bonne foi, sans empêcher les recours ou démarches qu’une personne peut exercer légalement.

Documents complémentaires : politique de confidentialité, https://rostermind.com/fr/politique-de-confidentialite/ ; suppression de compte, https://rostermind.com/fr/suppression-de-compte/ ; demandes de suppression de données, https://rostermind.com/fr/suppression-des-donnees/ ; tarifs, https://rostermind.com/fr/tarifs/.